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| ■ 「マイナンバー制度」開始に関する対応策について |
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いよいよ「マイナンバー制度」が始まります。今回は"会社としてまず何をしなければならないか"ということに焦点を当てて、その対応策を考えたいと思います。
（会社の規模や業種等によっても異なります。ここでは主に中小企業で、本来の業務としてそれほどは個人情報は取り扱わない会社の例を取り上げています。）
◎会社としてマイナンバーを利用する場面
一番近い所では、来年１月に支給する給料から使用する「扶養控除等申告書」へのマイナンバー記載からとなり、本年分の源泉徴収票にもその記載が必要となります。
また、来年１月より雇用保険関係の手続書類の一部にマイナンバーの記載欄が設けられます。なお、社会保険関係（健康保険・厚生年金など）については、マイナンバーの記載等は再来年からの予定となっています。
◎マイナンバーの取得方法
10月中旬頃から各世帯に「個人番号の通知書」が簡易書留にて届くことになりますが、在籍している各社員の方々からその個人番号を報告してもらわなければなりません。
当然に重要な個人情報となりますので、その使用目的や管理方法などをきちんと説明し、理解を得る必要があります。また、新たに入社される方々にも、履歴書や誓約書等の提出に加えて個人番号の報告をしてもらうなどの必要が生じます。
◎セキュリティーに関すること
先述のとおり重要な個人情報ですので、そのセキュリティーも厳重にならざるを得ません。会社の規模などによっても変わってきますが、個人番号が記載されている書類はカギのかかる場所に保管し、データ上でも誰もが見られるような状態での管理は避けましょう。
また、就業規則中の個人情報保護規程や服務規律の部分等、関係する箇所については加筆・修正が必要かと思います。
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